A Lei no 8.159, de 8 de Janeiro de 1991 define a Gestão de Documentos como o conjunto de práticas para produzir, organizar, usar, avaliar e arquivar documentos, desde sua criação até a destinação final — eliminação ou guarda permanente.
Os documentos públicos são classificados em três tipos:
- Correntes: usados com frequência no dia a dia;
- Intermediários: não são mais usados com frequência, mas ainda precisam ser guardados por um período;
- Permanentes: têm valor histórico, probatório ou informativo e devem ser preservados.
Segundo o Conselho Nacional do Ministério Público (CNMP), a gestão documental traz benefícios como:
- organização e preservação das informações;
- redução de acúmulo de documentos;
- economia de espaço e recursos;
- mais transparência e facilidade de acesso às informações;
- apoio a práticas sustentáveis.
As principais atividades da gestão de documentos são:
- Classificação: organiza os documentos de acordo com as atividades do órgão, facilitando o arquivamento e a localização das informações.
- Avaliação: define por quanto tempo os documentos devem ser guardados e qual será sua destinação final, com base na importância que possuem.