Conheça os princípios e as principais atividades relacionadas à produção, organização, uso, avaliação, preservação e destinação dos documentos públicos.
Conceito
A Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 define a gestão de documentos como o conjunto de procedimentos e operações técnicas relacionados à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Ciclo dos documentos
Os documentos públicos podem passar por diferentes fases ao longo de sua utilização
1ª fase
Documentos correntes
São utilizados com frequência no desenvolvimento das atividades administrativas e institucionais do dia a dia.
2ª fase
Documentos intermediários
Já não são consultados com frequência, mas precisam ser mantidos por determinado período antes de sua destinação final.
3ª fase
Documentos permanentes
Possuem valor histórico, probatório ou informativo e devem ser preservados permanentemente.
Benefícios da gestão documental
Organização, acesso à informação e preservação do patrimônio documental
Segundo o Conselho Nacional do Ministério Público (CNMP), a gestão documental contribui para o melhor tratamento das informações produzidas e recebidas pelas instituições.
Organização e preservação
Favorece a manutenção adequada das informações e dos registros institucionais.
Favorece a manutenção adequada das informações e dos registros institucionais.
Redução do acúmulo
Evita a guarda desnecessária de documentos que já cumpriram sua finalidade.
Evita a guarda desnecessária de documentos que já cumpriram sua finalidade.
Economia de recursos
Contribui para a redução do uso de espaço físico e de recursos destinados ao armazenamento.
Contribui para a redução do uso de espaço físico e de recursos destinados ao armazenamento.
Transparência e acesso
Facilita a localização e a disponibilização das informações aos usuários.
Facilita a localização e a disponibilização das informações aos usuários.
Sustentabilidade
Apoia práticas voltadas ao uso mais racional de papel, espaço e outros recursos.
Apoia práticas voltadas ao uso mais racional de papel, espaço e outros recursos.
Principais atividades
Organização e definição do ciclo de vida dos documentos
Classificação
Organiza os documentos de acordo com as atividades do órgão, facilitando seu arquivamento, recuperação e localização quando a informação for necessária.
Avaliação
Define por quanto tempo cada documento deve ser mantido e qual será sua destinação final, considerando seu valor administrativo, jurídico, histórico, probatório ou informativo.
Do nascimento à destinação final
Produção
→
Organização
→
Uso
→
Avaliação
→
Eliminação ou guarda permanente
Informação organizada, memória preservada
A gestão documental contribui para assegurar o acesso às informações, racionalizar a guarda de documentos e preservar registros de valor permanente para a história e a memória institucional.
A gestão documental contribui para assegurar o acesso às informações, racionalizar a guarda de documentos e preservar registros de valor permanente para a história e a memória institucional.