Gestão Documental do MP-AM em andamento
- Criado: Segunda, 20 Junho 2011 10:42
- Publicado: Segunda, 20 Junho 2011 10:39
O Procurador-Geral de Justiça, dando continuidade aos serviços relativos à Gestão Documental, disciplinada pelo Ato PGJ N° 126 de 05/08/2010, através da Portaria N° 0501/2011, constituiu no âmbito do Ministério Público, a Comissão Permanente de Avaliação Documental-CPAD, com o objetivo de planejar, orientar e controlar a gestão documental da Instituição, seguindo as orientações e normas do Conselho Nacional de Arquivos-CONARQ e da legislação arquivística brasileira.
Implantar o Programa de Gestão Documental é reconhecer a importância e a necessidade de conservar/preservar o patrimônio documental existente, buscando não só estabelecer uma política interna capaz de assegurar rotinas e procedimentos eficientes para o arquivamento de documentos, como também adequar o espaço físico.
O objetivo principal da Gestão Documental é a racionalização e a padronização das ações internas voltadas para o tratamento adequado aos documentos acumulados, e ainda, a preservação das informações contidas nesses documentos, adotando a gestão documental como instrumento estratégico para a administração geral, extraindo dados importantes para o planejamento das ações futuras, tomadas de decisões, acompanhamento, controle e visibilidade das atividades desenvolvidas pela Instituição Ministerial.
Com este objetivo, em 01/06/11, a CPAD iniciou o levantamento do Diagnostico Arquivístico Institucional, coletando os dados por intermédio do formulário eletrônico especifico, com acesso único e personalizado para cada Unidade Administrativa e Órgãos do Ministério Público.
Ressalte-se que este será um trabalho conjunto, sendo divididas as responsabilidades para cada um dos envolvidos nas atividades institucionais que manuseiam documentos e processos, combinando teoria e prática, e somando esforços comuns para organizar e controlar a massa documental distribuída no Ministério Público do Estado do Amazonas.
Os resultados obtidos para a implantação da Gestão Documental serão o reflexo da competência e dedicação de todos os que, envolvidos em qualquer momento, contribuíram ativamente, e de forma positiva, para a condução deste trabalho.
