MPAM inova Gestão Documental e dinamiza processos de informações otimizando normas de qualidade
- Criado: Quinta, 13 Janeiro 2022 17:04
- Publicado: Quinta, 13 Janeiro 2022 17:04
Com tecnologia, MPAM diminui a utilização de “papéis”, facilitando o trâmite da informação de processos, contribuindo com a agilidade judicial, controle e acervo de dados essenciais ao seu trabalho interno e externo
O Ministério Público do Amazonas (MPAM), ao longo do ano de 2021, atuou de maneira sistemática sobre o tema da Gestão Documental. Essa solução implica redução expressiva da quantidade de documentos em suporte físico de papel, além do ganho na produtividade, devido a uma uniformização dos processos, o que também facilita a implementação de normas de qualidade a todas as ações desempenhadas pela Instituição.
“O Ministério Público do Amazonas possui um enorme acervo de arquivos, com documentos históricos e de extrema relevância social, que estão distribuídos - atualmente – em suas unidades, no município de Manaus. Esses registros também contam a história do MPAM e da Justiça Amazonense”, explica o Promotor de Justiça Carlos Araújo, que preside a comissão criada para a implementação da Gestão Documental.
De acordo com a avaliação do Dr. Carlos Araújo, o volume de documentação do Órgão cresceu exponencialmente - em número e quantidade - durante vários anos e sem processo de digitalização e transformação digital.
Conquistas do MPAM na Gestão Documental
A atual Administração Superior do Ministério Público do Amazonas, biênio 2020 – 2022, estabeleceu importância à Gestão documental, constituindo uma Comissão Documental para a realizar avaliação da situação, cuidar da temporalidade e da destinação do arquivo, além do processo de Digitalização.
“Há um ano estamos desenvolvendo o trabalho nessa Gestão, apresentando soluções tecnológicas para que seja possível a transformação do arquivo físico em digital, possibilitando o acesso a membros, servidores e demais colaboradores da Instituição, bem como, da população. Os critérios de desenvolvimento das demandas serão, doravante, determinados pelo ao grau de publicidade de cada documento, que, a partir de então, estarão ao dispor das áreas”, explica o presidente da comissão.
O que é Gestão Documental
A gestão documental é um conjunto de procedimentos e ações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos produzidos e recebidos pelas instituições Jurídicas, no exercício de suas atividades, independente do suporte em que a informação se encontra registrada.
“Gerir documentos, em seu sentido mais amplo, significa não só racionalizar e controlar a produção documental, garantir o uso e a destinação adequados dos mesmos, mas principalmente assegurar ao governo e ao cidadão o acesso pleno às informações contidas nos documentos, tarefa por excelência dos arquivos”. (Arquivo Nacional, 1995).
Foto: TJAM
