Gestão de Documentos

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De acordo com a LEI N^o 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991, Gestão de Documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

A referida lei classifica os documentos públicos como correntes, intermediários e permanentes.

Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes. Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

De acordo com o Manual de Gestão de Documentos do CNMP, os principais benefícios da Gestão de Documentos são:

• Proporciona a gestão de conhecimento e de conteúdo, com a preservação sistematizada dos documentos da instituição;

• Reduz a massa documental, com a otimização de espaço físico e de recursos financeiros;

• Aprimora os requisitos de transparência dos documentos públicos e garante acesso ágil às informações pelos eventuais interessados;

• Identifica os valores documentais, inclusive quanto à sua importância histórica;

• Estabelece fluxo voltado para o descarte de documentos;

• Possibilita o planejamento de práticas sustentáveis.

Ainda de acordo com o citado manual, as principais atividades da Gestão de Documentos estão relacionadas à classificação e à avaliação dos documentos, conceituados a seguir:

• Classificação: conjunto de operações intelectuais e físicas que representam os documentos de arquivo, de acordo com as estruturas, atividades e funções do organismo produtor. Ao classificar, é possível visualizar a conexão dos documentos com as respectivas atividades e funções que lhe deram origem. Isso orienta o arquivamento e permite o acesso aos documentos contidos nos arquivos, além de lançar as bases seguras para a avaliação. O instrumento resultante dessa atividade de classificação é o Plano de Classificação de Documentos.

• Avaliação: processo que consiste em estabelecer os prazos de guarda e destinação dos documentos com base no seu valor primário e secundário. Considera-se valor primário a qualidade que apresenta um documento de acordo com as razões para as quais foi criado, em adequação do seu uso para fins administrativos, legais, financeiros, jurídicos e técnicos. Valor secundário é a qualidade que apresenta um documento de fornecer informações diversas daquelas para as quais foi inicialmente criado, tendo em vista seu uso para fins científicos, culturais e históricos. O principal instrumento da avaliação é a Tabela de Temporalidade de Documentos.